JP in de media

Handdoekklare oplevering: turnkey 2.0

Geschreven door Misset Horeca | Auteur: Stan Hendriks
19 feb 2016

    

Handdoekklare oplevering, een concept dat veel verder gaat dan het gebruikelijke turnkey. De essentie ligt in de formulering zelf: een hotel dat handdoekklaar wordt opgeleverd, is van begin tot eind door één partij zowel verbouwd als ingericht. Het resultaat: snellere oplevering en lagere kosten.

Hotelexploitanten willen – als ze een renovatie of nieuwbouwtraject aangaan – steeds vaker in zee met een partij die het volledige project oppakt, van bouwen tot en met inrichten. Voor de toch wat traditionele bouwsector betekent dit een aardverschuiving. Want hoewel bouwers allang gewend zijn aan werken met grote aantallen, met diverse onderaannemers en leveranciers, vraagt handdoekklaar opleveren om samenwerking met mensen uit andere vakgebieden.

Voor de eigenaar of exploitant van het hotel zijn de voordelen helder: het handdoekklaar opleveren van een hotel bewijst zich in de praktijk door de lagere kosten en de kortere doorlooptijd van de verbouwing. Maar voor de mensen die opeens de verantwoordelijkheid moeten nemen voor het inrichten van de kamers, het plaatsen van het espressoapparaat, het uitstallen van de wijnkasten in het restaurant en zelfs het instellen van de televisiekanalen betekent het heel wat. TBI-onderneming J.P. van Eesteren in Gouda is zo’n bouwbedrijf dat hotels en horecagelegenheden handdoekklaar kan opleveren. Welke eisen en randvoorwaarden dat precies stelt aan de opdrachtgever, het bouwbedrijf en andere betrokken partijen, lichten de bouwers toe.

Een opdrachtgever legt zijn lot in handen van het bouwbedrijf. De bouwer onderhoudt het contact met de onderaannemers, toeleveranciers, facilitair dienstverleners en zelfs het eigen hotelpersoneel. De exploitant of eigenaar vormt de directe schakel met de hotelgast en kan dus door diens ogen naar het geleverde eindproduct kijken. Om die reden is het extra belangrijk dat er een nauwe band is met de opdrachtgever: persoonlijk contact vanuit een transparante houding is een pre en heldere communicatie is een noodzaak. Het loont om vooraf de toekomstige beleving van de gast helder te krijgen en deze te vertalen naar een slim bouw- en inrichtingsproces met bijbehorende planning.

Daarnaast wordt er veel gevraagd van alle betrokken personen bij een handdoekklaar project. Taken en werkzaamheden zijn uitgebreider en meer geïntegreerd dan gewoon is in de bouw. Om vertrouwen tussen alle partijen en de opdrachtgever te kweken, is heldere communicatie een noodzaak. Binnen een dergelijk project is er dan ook veel aandacht voor het ‘leren’ communiceren. Want er is geen tijd voor aannames en geen tijd voor het herstellen van fouten.

PROCESMANAGEMENT

De deadline staat rotsvast bij hotels waar handdoekklaar wordt opgeleverd. Meer nog dan bij normale bouwtrajecten, want ze zijn vaak al volgeboekt op de dag na de deadline. Er zit dus geen rek in de periode waarin het project moet worden opgeleverd. Dat besef moet tot alle betrokkenen doordringen. Voor een aannemer is het vanzelfsprekend om continu aanwezig te zijn op de bouwplaats. Door zo vaak mogelijk aanwezig te zijn op de bouwplaats kan hij extra en andere taken uitvoeren dan standaard is. De regierol is dan ook relatief eenvoudig uit te breiden. Zo kan hij, naast bouwers en installateurs, ook bijvoorbeeld verhuizers en hotelpersoneel aansturen. Het totaaloverzicht houden over het proces is cruciaal. Want vertraging bij de stukadoors betekent vertraging bij de schilders, de decorateurs, enzovoort. Het is geen uitzondering dat gasten in een hotelkamer slapen die die ochtend nog is gestukt. Het aanleveren van bouwmaterialen en meubilair gaat zeven dagen per week door en materialen worden gelijktijdig in een ruimte verwerkt. Een planning moet dus zowel strak als flexibel zijn. Iedereen moet doordrongen zijn van de gedeelde verantwoordelijkheid en van de eigen rol om de planning vast te houden. Tegelijkertijd moet er ruimte zijn om onvoorziene vertraging op te vangen. Nauw samenwerken is dus de sleutel. Op handdoekklaarprojecten geldt eens te meer dat een loodgieter soms ook een elektriciteitsleidinkje vastdrukt of dat een schilder een gordijnroede bevestigt: rollen lopen in elkaar over. Alles om de vaart erin te houden. Dat maakt dit type projecten voor alle betrokkenen vernieuwend en spannend.

LEAN VERBOUWEN

Element Amsterdam Hotel restaurant

Het Amsterdamse Element Hotel is door bouwbedrijf J.P. van Eesteren, in opdracht van Kroonenberg Groep, gerealiseerd in een bestaand kantoorgebouw en werd volledig handdoekklaar opgeleverd. De buitenzijde en het betonskelet van het gebouw bleven behouden, de 8800 vierkante meter kantoorruimte werd volledig gestript en omgebouwd tot short-stayhotel met 160 kamers dat voldoet aan internationale Leed-duurzaamheidseisen. De verbouwing van het hotel, onderdeel van Starwood Group, had een zeer strakke deadline: er stonden voor de dag na oplevering al reserveringen. Om die strakke planning mogelijk te maken, hield de bouwer twee grote sessies volgens de Lean-methodiek, gericht op het versimpelen en stroomlijnen van de verschillende processen en planning. In een gehuurde ruimte in de buurt van het project kwamen op twee verschillende dagen de 35 verschillende partijen bij elkaar: onderaannemers, leveranciers en hoofdaannemer. Alle partijen hadden een planning gemaakt met daarin alle bewerkingen. Tijden en bewerkingen van al die overzichten werden aan elkaar gekoppeld en zo kwam de bouwer tot één grote, overkoepelende planning. Voor veel partijen was het even wennen: voor het eerst werd de Lean-manier van werken toegepast in de hotelbouw.

Daarnaast vond er elke dag een daily stand plaats in de ochtend. Alle uitvoerders van de betrokken partijen kwamen een kwartier bij elkaar om de details en uitdagingen van de dag door te spreken. Soms duurde dat langer dan het beoogde kwartiertje, want uit elkaar gaan voordat echt alles besproken was, was geen optie.

In april dit jaar is het INK Hotel Amsterdam, onderdeel van het merk MGallery van Accor, opgeleverd en geopend. Hier ging een intensieve periode van vier maanden aan vooraf, waarin het voormalige The Convent Hotel grondig is verbouwd tot design hotel. In deze korte bouwperiode zijn 150 kamers en het restaurant, de bar, lobby en fitnessruimte aangepakt. Uithuizen, inventariseren, slopen, renoveren en inrichten in iets meer dan 13 weken, vlak voor de start van het drukke toeristenseizoen: het was een unieke verbouwing. Gemiddeld waren er elke dag 80 man tegelijkertijd aan het werk op de bouwplaats.

Om de verbouwing in goede banen te leiden, werden overleg en planning op eenzelfde manier georganiseerd als bij het Element Hotel. Elke werkdag vond een gedetailleerd en uitvoerig overleg plaats tussen de onderaannemers, leveranciers en de hoofdaannemer. Bij de fijne afbouw en de inrichting van de hotelkamers zijn er verschillende Lean-sessies gehouden, waardoor het project binnen de beoogde tijd op succesvolle wijze werd afgerond.

Het Element Hotel en het INK Hotel in Amsterdam zijn twee mooie voorbeelden van hoe het anders kan. De strakke planning, unieke methode en het proces dat de opdrachtgever centraal stelt, bieden voor opdrachtgever een totaaloplossing. Beide hotels zijn in kortere tijd én tegen lagere kosten gerealiseerd dan volgens de traditionele manier van bouwen.

    
INK Hotel Amsterdam

Foto: Luuk Kramer